Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Het beheerkantoor is verwerkingsverantwoordelijke: het bepaalt welke gegevens worden verwerkt en waarvoor. NapoleonSoftware B.V. is verwerker: wij verwerken uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van het kantoor.

Beheert u voor een eigenaar, dan bent u ten opzichte van hém meestal zelf verwerker en legt u dat in uw beheerovereenkomst vast. Die verhouding staat los van deze overeenkomst: wij zijn verwerker van ú, en niet van uw opdrachtgever.

Wij verwerken de gegevens niet voor eigen doeleinden. Doen wij dat toch, dan zijn wij voor dat deel zelf verantwoordelijk en dat is niet wat deze overeenkomst dekt.

2. Waarop dit van toepassing is

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en het programma vraagt er niet om. Voert u ze alsnog in — bijvoorbeeld gezondheidsgegevens in een notitieveld — dan is dat uw keuze en uw verantwoordelijkheid.

3. Onze verplichtingen

• Wij verwerken alleen volgens uw instructie en niet langer dan nodig.
• Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen; zie punt 5.
• Wij verlenen alleen toegang aan personen die dat voor hun werk nodig hebben, en zij zijn tot geheimhouding gehouden.
• Wij helpen u bij verzoeken van betrokkenen, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de toezichthouder.
• Wij melden een datalek binnen 24 uur nadat wij het hebben vastgesteld, met alles wat u nodig heeft om zelf te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Wij stellen u in staat de naleving te controleren; zie punt 7.

4. Subverwerkers

Wij schakelen de volgende partijen in. U geeft daarvoor toestemming door de dienst te gebruiken.

Wij laten u ten minste een maand vooraf weten als wij een subverwerker willen toevoegen of vervangen. Maakt u daartegen bezwaar, dan kunt u het abonnement opzeggen zonder kosten.

5. Beveiligingsmaatregelen

• Versleuteld transport (TLS) voor al het verkeer.
• Gegevens van beheerkantoren strikt gescheiden; elke opvraging is beperkt tot het kantoor.
• Wachtwoorden onomkeerbaar versleuteld (bcrypt).
• Tweestapsverificatie verplicht voor iedereen die namens het kantoor in de omgeving werkt; de sleutels versleuteld opgeslagen.
• Toegang op basis van rol en profiel, met de laagste rechten als standaard.
• Logboek van elke wijziging, met wie en wanneer.
• Dagelijkse reservekopie, zeven dagen bewaard, versleuteld.
• Beperking van aanmeldpogingen en tijdelijke blokkade na herhaald mislukken.

6. Bewaren en teruggeven

Bij beëindiging van de overeenkomst kunt u alle gegevens exporteren. Negentig dagen na beëindiging verwijderen wij ze definitief, inclusief reservekopieën, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

Wilt u eerder verwijdering, dan doen wij dat op uw schriftelijk verzoek — met de kanttekening dat wij ze dan niet meer kunnen teruggeven.

7. Controle

U mag één keer per jaar op eigen kosten laten controleren of wij deze afspraken nakomen, door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is gehouden. Wij werken daaraan mee en verstrekken de informatie die daarvoor nodig is, voor zover dat de gegevens van andere beheerkantoren niet raakt.

8. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid geldt wat in de algemene voorwaarden staat. Een boete die de Autoriteit Persoonsgegevens oplegt wegens iets wat aan ons is toe te rekenen, komt voor onze rekening.

9. Duur

Deze overeenkomst geldt zolang wij gegevens voor u verwerken, en de verplichtingen over geheimhouding en verwijdering blijven daarna gelden.